Assistente Pessoal Executivo MDs

Reporta-se a: Diretor Geral, ACS

Responsabilidades 

1. Administração do Escritório

• Garantir a gestão eficiente e eficaz das tarefas administrativas que incluem a gestão de um calendário activo para o Diretor Geral (MD), e a organização de pedidos de reunião para o MD. 
• Gerir a administração do escritório de MD, incluindo correspondências, e-mails e telefonemas tanto recebidas quanto enviadas.
• Organizar reuniões de gestão e redigir atas, incluindo outras reuniões, conforme solicitado.
• Planear e coordenar planos de viagens incluído reservas de passagens, hospedagem, transporte e itinerários para o MD, preenchendo e gerindo relatórios de despesas.
• Fornecer suporte logístico de viagens aos visitantes da empresa, incluindo reservas de passagens e transporte. 
• Garantir que as viagens nacionais e internacionais, acomodação dos trabalhadores sejam bem planeadas, garantindo eficiência e segurança;
• Manter um alto grau de confidencialidade em relação as informações sensíveis da empres;

2. Relações Governamentais e Comunicações

• Manter contactos-chave do governo actualizados, incluindo ministros, governador, secretário de estado, o presidente e o/a administrador(a) do Dondo, altos funcionários da polícia e da imigração, bem como embaixadores das embaixadas relevantes. Acompanhar remodelações e novas nomeações.
• Gerir, planejar e coordenar com eficiência visitas de grupos nacionais e estrangeiros à fábrica.
• Orientar e ajudar a liderança sênior a estabelecer relacionamentos importantes com o governo e garantir que a composição hierárquica e as funções dos órgãos governamentais locais, municípios e ministérios sejam compreendidas.
• Desenvolver e manter fontes de informação fiáveis provenientes do governo, que forneçam dados oportunos e precisos sobre a evolução política e económica em Moçambique.
• Reportar notícias do país a cada duas semanas; e diariamente para notícias relevantes.

3. Gestão de custos e orçamento e eventos corporativos

• Planear um orçamento eficaz para o departamento em conjunto com a equipe financeira.
• Garantir a revisão eficiente dos relatórios mensais dos centros de custo para garantir que as despesas não excedam o orçamento alocado.
• Garantir que os eventos corporativos organizados sejam entregues dentro do prazo e do orçamento que atendam ou superem as expectativas.
• Garantir excelente atendimento ao cliente e qualidade durante os eventos.

4. Requesitos: 

• Nível Superior em Administração e Gestão de empresas;
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita;
• Fluente na língua Inglesa, verbal e escrita;
• Idade compreendida entre 24 à 35 anos;
• Domínio de pacotes informáticos (Word,Excel, Powerpoint)
• Capacidade de organização e autogestão;
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NB: Submeter os documentos até sexta-feira dia 09/02/2024, no site da empresa ou ainda, pelo INEFP.